Syphir – 強化 Gmail 篩選器功能

Syphir (by YU-TA LEE)

Gmail 在我心目中,是當今最佳的 Webmail 服務。配合 Google Chrome 的應用程式捷徑與 Google Gear 還可取代桌機端的郵件軟體(可離線閱覽、搜尋,如何讓 Gmail 完全取代桌機端的郵件軟體可參考「7 Simple Steps To Use Gmail As A Desktop Email Client」 )。

然而,僅將主要郵件服務改用 Gmail,其實只享受到 Gmail 最基本的幾項好處如:載入完畢後反應快速(個人認為載入時間還是稍久)、準確的垃圾郵件過濾、往返郵件彙整。

但若能善用 Gmail 另一個功能 – 篩選器 (filter) ,結合標籤 (label) 管理,則 Gmail 更成為紓緩收件夾資訊爆炸的利器!
篩選器可以依郵件的各種要素,如寄件人、標題、關鍵字、有無附件,篩選出符合特定條件的郵件後,再讓使用者決定應對行為,如貼上標籤、略過收件夾、轉寄。

Gmail 本身提供的篩選器已經堪用,但仍有可再補強的空間,以更複雜的篩選條件、更多樣的應對行為來滿足各種需求,而這,就是本文主角 – Syphir 的主要功能!

Syphir 是由三位 MIT 的學生所成立的公司,目前的產品很單純,只有兩項,其一是強化 Gmail 篩選器功能的 Rules,其二則是 SmartPush [iTunes Link]。SmartPush 可以說是 Rules 的延伸功能,將篩選出的重要郵件,以推播通知其 iPhone app 的使用者。

本文重點當然是強化 Gmail 篩選器功能的 Rules。
除了原本的可篩選的條件以外,Syphir Rules 增加了「郵件抵達之時間」、「郵件抵達後已經過時間(尚未開放使用)」、「收件人數」、「是否需回覆(Syphir 會依郵件內容自動判斷)」等數個條件,混用之後可以更精確地篩選出目標郵件。

至於應對行為,除了原有的應對行為外, Syphir Rules 增加了「郵件延遲送抵」、「iPhone 推播(需配合上述 SmartPush 的 iPhone app 才有作用)」。

Syphir - Rules (by YU-TA LEE)

使用 Syphir 的服務很簡單,到 Syphir 網站上輸入自己的 Gmail 帳號與密碼(Syphir 並不會取得該密碼,Gmail 授權使用過程都有加密),在 Gmail 端允許使用後,即可在 Syphir 網站上開始建立篩選器。別忘了要先設定時區哦!而使用 Syphir 建立的篩選器,之後皆可在 Syphir 網站上管理。

我們可以想像幾種情境,來說明新增的篩選條件如何運用。

  • 透過篩選「郵件抵達時間」結合「郵件延遲送抵」,我們可以排除假日、非上班時間收到工作上郵件的干擾。反之,也可以在上班時間排除 facebook 通知郵件的干擾。
  • 透過篩選「郵件抵達後已經過時間」結合「標籤」或「標記星號」,可以凸顯出延宕未處理的郵件,提醒自己趕緊完成。
  • 透過篩選「收件人數」與「收件人」,結合「標籤」,可以方便標記某個群組、團隊的信件往來。

經過這樣的說明,是不是更能理解篩選器所帶來的便利呢?就算不打算使用 Syphir,也請務必嘗試使用 Gmail 本身提供的篩選器!

Gmail 帶起了 Webmail 的革新,Google 本身仍不斷地透過 Gmail Labs 推出各種實驗性功能,如昨天才在其官方部落格宣布引進「階層式標籤管理」、「郵件右鍵快速預覽」。Syphir 則是以第三方服務的方式來強化 Gmail 的功能。這麼一個持續進化與改善的網路服務,使我想推薦給更多人,也希望與更多人分享如何善用其強大功能。

最後補充一點,Syphir 這般第三方的補強服務,除了須注意隱私、密碼保護,也須擔心第三方服務的存續,萬一該服務有個三長兩短,使用者可能須付出不少額外成本重整其資料,放棄好不容易建立的新使用習慣,最好的例子,就是被 Yahoo 買下的 Xoopit(一樣是 Gmail 的補強服務),卻被 Yahoo 無情的關閉了。

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作者

YUTA

大學主修法律,興趣雜而不精,本站文章中,音樂、影視、音響、法律類多由其發表。

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